Usa el principio de Pareto para simplificar tu vida
No todas las tareas son iguales…
La primera vez que leí sobre el principio de Pareto fue en mi clase de Economía.
«El principio de Pareto es una predicción de que el 80% de los efectos provienen del 20% de las causas».
El profesor nos dio varios ejemplos para ayudarnos a entenderlo mejor.
- El 20% más rico controla el 80% de los ingresos mundiales.
- El 20% de los pacientes representan el 80% del gasto sanitario total.
- En epidemias, el 20% de las personas infectadas son responsables del 80% de las transmisiones.
- El 20% de los delincuentes comete el 80% de los delitos.
- Alrededor del 80% de las ventas de una empresa provienen del 20% de sus clientes.
Esto fue fascinante. No pude superar el hecho de que algo tan simple puede ser tan profundo.
La primera vez que lo vi en acción fue en los primeros meses de mi trabajo. Al verme luchar por priorizar mi tiempo y atención, mi gerente me pidió que me concentrara en los 5 principales socios de canal (yo era responsable de 35 socios de canal) e ignorar el resto por el momento. Aproximadamente el 75–80% de mis ventas provienen de ellos.
Desde entonces, he analizado muchas situaciones en mi vida y he encontrado este principio vigente. Por ejemplo.
- Unas pocas actividades en el trabajo crean un impacto máximo en mi desempeño.
- Termino gastando la mayor parte de mi gasto en alimentos en unos pocos restaurantes selectos.
- Cuando analizo mis pérdidas de tiempo, veo que pierdo la mayor parte de mi tiempo en algunas cosas selectas. (Por ejemplo, ver programas de comedia stand-up en Youtube y Netflix).
- No socializo mucho, pero cuando lo hago, paso el 80% de mi tiempo con el 20% de las personas.
- A pesar de tener 5–6 trajes, en la mayoría de las ocasiones, termino usando el mismo 1 o 2.
Observe de cerca y también verá escenarios similares en su vida. Si bien no llega a ser un 80/20 exacto, la mayoría de los resultados / productos de nuestra vida dependen de algunas entradas / actividades. Estas actividades selectas son actividades de alto impacto.
Son como nuestra llave maestra de las puertas de nuestras vidas. Controlarlos nos ayudará a tener un mejor control sobre nuestros resultados y a simplificar nuestras vidas.
Dado el hecho de que siempre nos enfrentamos a prioridades en competencia que nos llaman la atención, esto puede ser un gran alivio.
El principio de Pareto tiene aplicabilidad en todos los ámbitos de nuestras vidas. Veamos cómo podemos usar este conocimiento para desempeñarnos mejor en nuestros trabajos.
# 1 Analiza tus actividades de alto impacto
Este es el primer paso crucial. Cada trabajo y cada rol tiene unas pocas actividades selectas de alto impacto. Por ejemplo, en ventas, sus actividades de alto impacto normalmente serían: prospección, reunión de clientes y trabajo en propuestas. Para un fisioterapeuta, eso sería tomar un historial del paciente, observarlo mientras realiza ejercicios y documentación para medir el progreso.
Crea una lista de 3 a 4 actividades de alto impacto para ti. La mejor manera de hacerlo es creando una lista de todas las tareas de las que eres responsable. De esas tareas, si tuviera que realizar solo una tarea diaria, la tarea que sería más valiosa para su gerente y usted mismo, ¿cuál sería? Esta es su actividad de mayor impacto. Si pudieras hacer solo 2 tareas más en esa lista, ¿cuáles serían? Estos 2 combinados con la 1 actividad de mayor impacto se convierten en sus actividades de alto impacto.
Este método se basa en el proceso de priorización establecido por Brian Tracy, quien escribió el libro, Come esa rana . Brian dice que el 90% del valor que usted aporta a su empresa está contenido solo en estas 3 tareas.
# 2 Analice el tiempo que dedica a esas tareas
Una vez que haya terminado de enumerar las actividades de alto impacto, analice el tiempo que dedica a estas tareas. Prepárate para enfrentar una dura realidad aquí. La primera vez que hice este ejercicio, descubrí que no pasaba más del 40–50% de tiempo en estas actividades.
Pasé la mayor parte de mi tiempo trabajando en tareas de bajo impacto. La razón principal por la que hice eso (y probablemente muchos de nosotros lo hacemos) fue que:
- Las actividades de alto impacto no proporcionaron gratificación instantánea, mientras que las tareas de bajo impacto sí.
- Las actividades de alto impacto fueron desafiantes (por ejemplo, prospección) y tuvieron una mayor probabilidad de fracaso.
- Se volvieron repetitivos y monótonos.
Sé honesto contigo mismo y descubrirás algunas ideas sorprendentes aquí.
# 3 Programe estas tareas en su calendario
Las actividades de alto impacto deben dominar sus calendarios. Programa estas tareas en tus calendarios y reestructura tu día típico para asegurarte de que pasas la mayor parte de tu tiempo en estas actividades y las intercalas con tareas de bajo impacto.
Esto ayuda a garantizar que permanezca enfocado en sus actividades de alto impacto y, al mismo tiempo, evite la monotonía alternando entre tareas de alto y bajo impacto.
Evita la multitarea. Sin embargo, si tiene que hacerlo, está bien realizar múltiples tareas cuando se trata de sus actividades de bajo impacto (mantenimiento). No hagas eso cuando se trata de tus tareas de alto impacto. Terminarás haciendo un trabajo de mala calidad o te tomará más tiempo completarlos. Bloquee todas las distracciones mientras realiza sus tareas de alto impacto.
# 4 Rastrea y recalibra
El hecho de que tenga una actividad programada en su calendario no significa necesariamente que la seguirá. Es extremadamente importante revisarse regularmente para asegurarse de que realmente está pasando el tiempo que debería en estas tareas.
Si te has desviado, está perfectamente bien. Le pasa a lo mejor de nosotros. Recalibre su horario y actividades para la próxima semana. Finalmente, después de semanas y meses de revisión y recalibración, llegará a un horario óptimo que funcione mejor para usted. Un horario que prioriza sus actividades de alto impacto.
Podemos ser terribles en el autoanálisis. Por lo tanto, vale la pena que su familia / amigo / colega lo responsabilice.
El Principio de Pareto
El principio de Pareto es omnipresente. Cuanto antes lo comprendamos y comencemos a mirar todas nuestras actividades desde la lente 80/20, mejor será para nosotros.
Articulo escrito por: Dipesh Jain
